یک ابزار تفکر سیستمی برای مدیریت زمان
شاید بتوان گفت مهم ترین قسمت مدیریت، «اولویت بندی» است. این گزاره برای مدیریت زمان روزانه تان هم صدق می کند. حتی در سخت ترین شرایط اگر شما اولویت بندی داشته باشید به کارهایتان می رسید. در بحث مدیریت زمان یکی از پیچیده قسمت ها همین اولویت بندی کارهاست.
برای اینکه بتوانید به اولویت بندی کارهای تان یک نگاه سیستمی پیدا کنید می توانید از «ماتریس فوریت و اهمیت» استفاده کنید.
ماتریس فوریت و اهمیت
کارهای روزانه ما یا مهم هستند یا غیر مهم، یا فوری هستند یا غیر فوری. بر این اساس ما چهار دسته کار داریم:
- کارهای مهم فوری
- کارهای مهم غیر فوری
- کارهای غیر مهم فوری
- کارهای غیر مهم غیر فوری
کارهای مهم فوری
تقریبا همه افراد می توانند تشخیص دهند که دسته کارهای مهم و فوری اولویت اول را دارند. اما کارهای مهم و فوری دقیقا کدام کارها هستند؟
این دسته شامل کارهایی هستند که هم فوریت دارند و هم اهمیت دارند. فوریت یعنی به عنوان مثال برای انجام این کار فقط تا پایان همان روز فرصت دارید.
ملاک تشخیص مهم بودن کار نیز این است: «کاری که امروز شما را یک قدم به هدف هایتان نزدیک تر می کند.» (البته با توجه به ارزش ها، مبانی و…)
مشکل مدیریت زمان از کجا آغاز می شود؟
چالش افراد در مدیریت زمان از آن جایی شروع می شود که هر روز تمام وقت شان صرف انجام کارهای مهم فوری می شود و وقتی برای انجام سایر کارهایشان پیدا نمی کنند.
سوال مهمی که شما باید به آن پاسخ بدهید این است:
- شما چه کار کردید که هر روز کارهای فوری دارید؟!
- این کارها از ابتدا فوری بودند یا به این علت که دیروز آنها را انجام ندادید امروز فوری شده اند؟
راهکار چیست؟
برای اینکه همه کارهای ما به اولویت یک نرسند باید بتوانیم اولویت دو را خوب شناسایی کنیم.
به عنوان مثال، همیشه به دانش آموزان گفته می شود که درس ها را همان روزی که تدریس می شود مطالعه کنند تا در خاطرشان بماند. اما بچه ها معمولا درس ها را می گذارند برای شب قبل امتحان چرا که درس خواندن در آن زمان فوریت ندارد.
به مثالی دیگر در این زمینه توجه کنید:
این فوریت ندارد که شما امروز یک ساعت با همسرتان صحبت کنید، او هم اصلا از شما ناراحتی ندارد اما یک روز این کار فوریت پیدا می کند. در آن روز هفت، هشت تا ناراحتی اخیری که بین شما ایجاد شده بود بروز بیرونی پیدا می کند و یک دفعه می بینید دو روز وقت شما گرفته می شود برای حل کردن ناراحتی هایی که می توانست با روزی پنج دقیقه وقت گذاشتن هرگز به این مرحله نرسد.
بنابراین می توانیم نتیجه بگیریم که راهکار مشکل مدیریت زمان در این قسمت، شناسایی کارهای مهم غیر فوری است، یعنی کارهایی که مهم هستند اما امروز فوریت ندارند، با این وجود اگر آنها را عقب بیاندازید به زودی به فوریت های شما تبدیل می شوند.
اشتباه اکثر افراد
اشتباه اکثر افراد در این مرحله این است که پس از انجام دادن کارهای «مهم و فوری» به جای اینکه به سراغ کارهای «مهم و غیر فوری بروند» به سراغ دسته کارهای «غیر مهم و فوری» می روند. یعنی به فوریت ها می پردازند.
به عنوان مثال الان دوستان شما آمده اند تا با شما صحبت کنند؛ این کار فوریت دارد چرا که آنها الان نزد شما آمده اند همچنین ممکن است صحبت با آنها مفید هم باشد اما مهم نباشد یعنی در مسیر اهداف شما نباشد.
تمرین
اکنون شما می توانید به عنوان یک تمرین مشخص کنید که کارهای مهم و غیر فوری امروز شما کدام کارها هستند. این کارها می توانند در رابطه با خانواده، درس، مسائل اقتصادی، اجتماعی و یا … شما باشند.
